Tu negocio ya factura bien y necesitas ayuda constante — así que empiezas a pagarle a alguien "por honorarios" cada mes, con la idea de formalizarlo después. El problema es que la ley no evalúa cómo le llamas a esa relación en el contrato: evalúa cómo trabaja esa persona contigo en los hechos. Si ya cruzó la línea, cada mes que sigues pagando "honorarios" es un mes de exposición fiscal y laboral que se acumula, no que se pospone.
El criterio real no es el contrato, es la subordinación
El artículo 20 de la Ley Federal del Trabajo define la relación de trabajo como la prestación de un servicio personal subordinado a cambio de un salario — y aclara algo importante: existe cualquiera que sea el acto que le dé origen. Es decir, la relación laboral no depende de que exista un contrato de trabajo firmado; existe por el simple hecho de que, en la práctica, alguien trabaja bajo tu subordinación.
Los indicadores que los tribunales y las autoridades revisan para determinar si hay subordinación son consistentes:
- Horario fijo que tú defines, no que la otra persona elige libremente.
- Órdenes directas sobre cómo, cuándo y con qué método debe hacerse el trabajo — no solo qué resultado se espera.
- Uso de tu infraestructura: correo corporativo, herramientas, equipo, oficina o sistemas que tú provees.
- Integración a tu estructura: la persona participa en juntas de equipo, reporta jerárquicamente, tiene un rol permanente dentro de la operación.
- Exclusividad de facto: aunque no esté escrita, la persona depende económicamente de ti y no presta el mismo servicio a otros clientes en paralelo.
Si varias de estas señales están presentes, pagar "honorarios" no cambia la naturaleza legal de la relación — solo pospone el momento en que alguien (el SAT, el IMSS o la propia persona en una demanda laboral) lo señale. El Plan Maestro de fiscalización 2026 del SAT incluye explícitamente la recaracterización de honorarios y asimilados como uno de sus criterios de vigilancia, así que esta no es una zona gris que hoy pase desapercibida con facilidad.
Los 5 días que no puedes perder
Una vez que confirmas que se trata de una relación laboral, el artículo 15 de la Ley del Seguro Social establece un plazo de 5 días hábiles a partir del inicio de la relación laboral para inscribir al trabajador ante el IMSS. Es un plazo estricto: no se cuenta desde que "por fin lo formalizas" en papel, sino desde el día en que la persona empezó a trabajar bajo tu subordinación.
Si es tu primer trabajador, antes de darlo de alta necesitas completar el registro patronal — el trámite que te identifica como patrón ante el IMSS y genera el número de registro patronal (NRP) bajo el cual se afiliarán todos tus futuros empleados. Este registro también tiene que tramitarse dentro de esos mismos 5 días hábiles desde la contratación.
Una opción poco conocida: puedes presentar el aviso de alta hasta un día antes de que la persona empiece a trabajar ("alta previa"), lo que te da margen para no depender de tramitarlo el mismo día en que arranca la relación.
Qué pasa si no registras a tiempo: los capitales constitutivos
La consecuencia más citada de no dar de alta a un trabajador son las multas — pero la que realmente puede lastimar tu flujo de caja son los capitales constitutivos. Si un trabajador no registrado sufre un accidente o enfermedad relacionada con el trabajo, el IMSS le da la atención médica de todas formas, pero después te cobra a ti, como patrón, el costo íntegro de esa atención — hospitalización, medicamentos, incapacidades y demás prestaciones, conforme a los artículos 77 y 79 de la Ley del Seguro Social. No es una multa fija: es el costo real de todo el siniestro.
Un detalle que sorprende a muchos patrones: si el siniestro ocurre antes de que presentes el aviso de alta, el hecho de registrarlo después — incluso dentro de los 5 días hábiles permitidos — no te libera de pagar los capitales constitutivos. El plazo de 5 días protege de la multa por extemporaneidad, no de esta consecuencia específica si ya hubo un incidente sin cobertura vigente.
Asimilados a salarios: la zona media que muchos usan mal
Antes de llegar a nómina completa, algunos negocios usan la figura de asimilados a salarios (artículo 94, fracción VI de la Ley del Impuesto sobre la Renta) como paso intermedio: la persona sigue facturando honorarios, pero tú retienes y enteras el ISR con la tabla progresiva de sueldos, en lugar de la retención fija de honorarios. Fiscalmente se trata como sueldo para efectos de ISR — pero legalmente sigue siendo, en teoría, un servicio independiente sin subordinación.
El problema es que muchos negocios usan esta figura precisamente para las personas que sí tienen horario fijo, reciben órdenes directas y están integradas al equipo — es decir, la usan para evitar el costo de las cuotas obrero-patronales del IMSS mientras mantienen, en los hechos, una relación laboral completa. Eso es exactamente lo que el SAT identifica como simulación en su plan de fiscalización 2026: la etiqueta fiscal no cambia si en la práctica existe subordinación.
CFDI de nómina: no es opcional una vez que das de alta
Cuando la relación se formaliza como empleo, cada pago deja de facturarse con un CFDI de honorarios y pasa a documentarse con un CFDI de nómina — un comprobante con el complemento específico que exige el SAT para pagos de sueldos y salarios, obligatorio conforme al artículo 99, fracción III de la Ley del Impuesto sobre la Renta. Este comprobante es también la base con la que tu trabajador presenta su propia declaración anual, así que un error aquí no solo te afecta a ti: afecta directamente los datos precargados de su declaración.
Si no estás seguro si alguien que ya trabaja contigo debería estar en nómina, o necesitas dar de alta tu registro patronal y tu primer CFDI de nómina, lo revisamos juntos en una llamada gratuita.
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Ver ejemplo completo en PDF →Fundamento: Ley Federal del Trabajo, artículo 20 (definición de relación de trabajo y subordinación); Ley del Seguro Social, artículo 15 (plazo de 5 días hábiles para el aviso de alta y el registro patronal), artículos 77 y 79 (capitales constitutivos) y artículo 287 (carácter fiscal de los capitales constitutivos); Ley del Impuesto sobre la Renta, artículo 94, fracción VI (asimilados a salarios por honorarios con opción de Capítulo I) y artículo 99, fracción III (obligación de expedir CFDI de nómina por pagos de sueldos y salarios).